Airtable: Was das Tool alles kann & wie es aussieht
Immer mal wieder kommt die Frage auf, wie man denn einfach und unkompliziert seine Datensätze erfassen kann und genauso unkompliziert damit arbeiten und planen kann.
Denn seien wir mal ehrlich: Jeder nutzt irgendwann mal Excel - aber wer kann wirklich damit zu 100 Prozent umgehen, sodass am Ende auch das rauskommt und ausgewertet wird, das du willst? 😄👀
Excel ist eine super Lösung zur Tabellenkalkulation, aber recht umfangreich und komplex zu bedienen. Und wenn man nicht regelmäßig damit arbeitet, verbringt man doch viel Zeit mit googeln, “um zu gucken, wie das noch einmal alles geht”.
Eine super Alternative könnte für dich das Tool Airtable sein. Airtable ist nicht nur ein reines Tabellenkalkulationsprogramm, sondern vereint die Funktionen von einer Datenbank und Tabellenkalkulation mit verschiedenen Ansichtsoptionen. Du kannst ganz nach Belieben Erstellen, Speichern und Organisieren - und das entweder nur für dich oder im Team.
Es ist einfach und intuitiv zu bedienen, anwenderfreundlich und recht farbenfroh 🦄 gestaltet.
Wie du Airtable für dich nutzen kannst und wie das genau funktioniert, erfährst du hier in unserem ultimativen Guide.
Inhaltsverzeichnis:
Daten erfassen und Projekte planen mit Airtable
Das Tool Airtable ist eine cloudbasierte Projektmanagementlösung, bei der keine lokale Installation des Programms notwendig ist - du kannst es einfach über deinen Internetbrowser aufrufen.
Es wurde aus der Überzeugung gegründet, “dass nicht die Software bestimmen sollte, wie du zu arbeiten hast, sondern dass du entscheidest, wie das Tool funktionieren soll.”
Klingt schon mal gut, oder?
Wenn man es kurz beschreiben müsste, würde ich es “Excel trifft auf Kundenmanagementsystem” nennen.
Das Tool ermöglicht es dir mit einer visuellen Plattform Daten, Arbeitsabläufe und sogar Teammitglieder miteinander zu verbinden. Dabei kannst du die Abläufe oder Auswertungen automatisieren und jederzeit neue Daten und Projekte anlegen.
Und was Airtable aus meiner Sicht besonders attraktiv macht: Es ist definitiv einfacher und intuitiver als Excel zu bedienen. Das Layout, der Look und die Möglichkeit der verschiedenen Ansichten macht das Tool zu einem idealen Projektmanagement-Tool!
Was genau ist Airtable überhaupt?
Das Tool Airtable ist ein Hybrid aus Tabellenkalkulation und Datenbank. Es kann so viel mehr als lediglich Daten erfassen und auswerten.
Über die verschiedenen Ansichten kannst du dir zum Beispiel ein individuelles Dashboard erschaffen, das dir und deinen Teammitgliedern alle wichtigen Information zentral und übersichtlich an einem Ort anzeigt.
Während du bei Excel sehr im Look und Layout eingeschränkt bist, kannst du bei Airtable neben der Gridansicht für jede Tabelle aus einer Kalender-, Galerie-, Kanban-, Gantt- oder Formular-Ansicht wählen.
Und nicht nur das: Wenn du magst, kannst du die Ansichten auch noch mit verschiedenen Filter-, Sortier- und Gruppierfunktionen anordnen und planen.
Wie schon kurz erwähnt, ist Airtable cloudbasiert. Du musst dir also kein Programm herunterladen und kannst es über jeden Internetbrowser erreichen - so kannst du überall und an verschiedenen Geräten an deinen Tabellen arbeiten.
Um die Bedienung und Handhabung noch einfacher zu machen, hat das Tool eine API und verfügt über zahlreiche Automatisierungen.
Wozu brauche ich Airtable?
Du kannst mit Airtable hervorragend deine Projekte planen und organisieren. Du arbeitest im Team? Kein Problem, deine erstellten Tabellen kannst du mit jedem beliebigen Teammitglied teilen.
Relevante Daten lassen sich unkompliziert in den Tabellen erfassen und miteinander verknüpfen - eine simple Möglichkeit, dir eine mächtige Datenbank aufzubauen.
So kannst du zum Beispiel bestimmte Artikel mit deinen Kundendaten verknüpfen und so genau auswerten, welcher Kunde welche Artikel gekauft hat. Oder du verknüpfst deinen Artikelbestand mit den dazugehörigen Lieferanten.
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Du hast deine Daten, Dokumente und Co bereits in anderen Tools abgelegt und gespeichert? Dann kannst du Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive, Evernote etc. einfach integrieren und in deine erstellten Tabellen einfügen.
Selbst wenn du gar keine Idee hast, wie du ein Projekt oder deinen Datenbestand anlegen und organisieren sollst: Airtable hilft dir hier mit über 50 Vorlagen inklusive automatisierten Prozessen.
Preise von Airtable: Ist Airtable kostenlos?
Ja und nein. Das Ganze läuft unter einem sogenannten Freemium-Modell.
Airtable hat vier verschiedene Kostenmodelle: Free, Plus, Pro und Enterprise.
Das Wichtigste zuerst, der Name lässt es vermuten - das Free-Modell ist kostenlos und bietet dir folgende Funktionen:
unbegrenzte Anzahl von Tabellen (Bases)
bis zu fünf Ersteller oder Redakteure
unbegrenzte Anzahl von Kommentatoren und Nur-Lese-Benutzern
eine Erweiterung pro Tabelle (Base)
eine Sync-Integration
1.200 Datensätze pro Datenbank
2 GB für Anhänge pro Tabelle (Base)
Das Plus-Modell kostet 12 US-Dollar pro Nutzer/Monat, das Pro-Modell 24 US-Dollar pro Nutzer/Monat und für das Enterprise-Modell musst du den Preis bei Airtable direkt anfragen. Eine genaue Übersicht der Preise/Leistungen kannst du dir hier anschauen.
Das kannst du mit Airtable alles machen
Neben einfacher Datenerfassung in einer Tabelle sind folgende Funktionen für dein Projektmanagement echte Game-Changer:
Datenerfassung und Abhängigkeiten erzeugen
verschiedene Ansichten erzeugen: Kalender-, Galerie-, Kanban-, Gantt oder Formularansicht
verschiedene Filter-, Sortier- und Gruppierfunktionen, sodass für jede Info die richtige Ansicht einsehbar und abspeicherbar ist
Erstellung von Dashboards
es ist farbenfroh und anwendungsfreundlich
über 50 Vorlagen inklusive Automatisierungen
Verknüpfbar (API) mit anderen Cloud-Dienstleistern sowie mail-Programmen wie z.B. Outlook
Tabellen (Bases) sind teilbar mit Teammitgliedern, die diese ebenso bearbeiten können
Hier beschreiben wir dir die wichtigsten Funktionen und wie sie im Detail aussehen.
#1 Neue Tabellen (Bases) anlegen und erstellen
Bei Airtable werden die klassischen Tabellen “Base” genannt.
Um eine neue Base anzulegen, klickst du auf der Startansicht auf “Add a base”. Alternativ kannst du auch auf “Start from scratch” klicken.
Nachdem du auf “Add a base” geklickt hast, öffnet sich automatisch deine neue Tabelle (Base).
Nun kannst du nach Belieben deine Daten erfassen und dir die verschiedenen Ansichten einstellen.
Wenn du noch gar keine Idee oder Plan hast, wie du deine Tabelle (Base) anlegen möchtest, kannst du auch mit den Vorlagen beginnen. Hierfür klickst du auf “Start with templates” und suchst dir aus den Vorlagen ein für dich passendes Template aus.
Nun kannst du beginnen, deine Tabelle mit Daten zu füllen und sie nach deinen Bedürfnissen zu gestalten. Hast du schon eine bestehende Tabelle, z.B. in Excel, kannst du sie über “Add or import” deiner Airtable-Tabelle (Base) hinzufügen.
#2 Tabellen (Bases) teilen und im Team zusammenarbeiten
Wenn du an einem Projekt mit mehreren zusammen arbeitest, hat Airtable ebenfalls die tolle Funktion, dass du deine Tabellen (Bases) mit deinem Team teilen kannst. Dafür klickst du einfach auf “Share”.
Dann kannst du die Tabelle entweder per Mail oder per Einladungslink freigeben. Rechts neben dem mail-Adressfeld kannst du sogar die entsprechenden Rechte vergeben (Ersteller, Bearbeiter, Kommentator, Leser/nur Ansicht).
#3 Mit Airtable arbeiten und deine Tabellen individualisieren
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten deine Tabelle (Base) zu individualisieren und sie für deinen Workflow zu nutzen. Alle Funktionen im Detail zu erläutern, würde definitiv den Beitrag hier sprengen, daher stelle ich dir kurz die Wichtigsten vor.
#3.1 Zeilen und Spalten hinzufügen
Für das Hinzufügen von Spalten und Zeilen klickst du auf einfach auf das “+”.
Die neue Zeile wird dann automatisch hinzugefügt. Bei der Spalte kannst du dir noch den gewünschten Inhalt aussuchen.
#3.2 Spalten gruppieren
Um eine detaillierte Übersicht oder um schnell mal etwas zu gruppieren, gibt es bei Airtable den Button “Group”. Hier kannst du deine Spalten nach Belieben gruppieren, z.B. nach dem Erledigungsstatus - so hast du eine gute Übersicht, welche Aufgaben noch zu erledigen sind.
#3.3 Zellen filtern und sortieren
Da Airtable ja ein Tabellenkalkulationsprogramm ist, dürfen natürlich auch die Funktionen “filtern” und “sortieren” nicht fehlen. Dafür klickst du einfach auf “Filter” oder auf “Sort” und kannst dir die Zellen nach deinen gewünschten Vorgaben anzeigen lassen. Super praktisch!
#3.4 Den Spalten eigene Farben zuordnen
Das Tool Airtable ist deutlich farbenfroher und intuitiver als Excel oder andere Kalkulationsprogramme. Hier kannst du den einzelnen Spalten und Werten eine Farbe zuordnen.
So hast du schnell den Durchblick und eine prima Übersicht - zum Beispiel kannst du den einzelnen Arbeitsschritten unterschiedliche Farben zuordnen, sodass du anhand der Farben erkennen kannst, was noch zu erledigen ist und welche Aufgaben schon abgearbeitet sind.
Um die Farben zuzuordnen klickst du auf “Color” in der Menüleiste. In dem geöffneten Fenster kannst du die gewünschte Spalte auswählen und dann ganz nach Belieben die entsprechenden Farben zuordnen.
#3.5 Regeln und Automatisierungen hinzufügen
Was wäre eine Tabelle voll mit Daten gefüllt, ohne Auswertungen, Regeln und Konditionen? Richtig, einfach eine stupide Auflistung deiner Daten. Bei Airtable kannst du natürlich Regeln, Konditionen und Automatisierungen einfügen. Das gibt dir die super Möglichkeit verschiedene Tools miteinander arbeiten zu lassen, dein Projekt besser zu überblicken und die einzelnen Prozesse (besonders im Team) zu überwachen.
Um eine Regel oder Kondition einzufügen, klickst du auf “Filter” in der Menüleiste und dann entweder auf “+ Add condition” oder “+ Add condition group”.
Wenn du magst, kannst du auch einzelne Felder mit bestimmten Rechten belegen. Hier kannst du bestimmen, wer welche Felder inwieweit bearbeiten darf. Hierfür gehst du auf “Manage Fields” - nun kannst du festlegen, wer was mit deinen ausgewählten Feldern/Tabellen machen kann.
Wie schon weiter oben beschrieben, kannst du Airtable mit anderen Cloud-Dienstleistern verknüpfen - und dann Automatisierungen einstellen. So kannst du zum Beispiel Outlook mit deiner Airtable Tabelle verknüpfen und einen Automatismus hinterlegen, dass deine Kunden automatisch per mail informiert werden, wenn du eine Aufgabe erledigt hast, eine Bestellung getätigt hast oder oder oder… In der oberen Menüleiste klickst du dafür auf “Automations” und kannst dann die entsprechenden, automatisierten Prozesse anlegen.
Mein Tipp für dich
Oben in der Menüleiste findest du einen “Help” Button - hier hat Airtable alle Arbeitsschritte kurz und knackig erläutert. Mit hinterlegten GIFs ist alles einfach und unkompliziert erklärt. Eine sehr gelungene Hilfe, wie ich finde.
Erweiterungen zu Airtable
Zapier: Prozessoptimierung noch leichter gemacht. Zapier bietet eine Plattform, auf der du verschiedene Anwendungen miteinander verbinden und automatisieren kannst
Make: Ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem du Automatisierungen noch komplexer gestalten kannst. Make bietet eine Vielzahl von Funktionen, um deine Prozesse manuell zu automatisieren.
Gibt es Airtable auch auf Deutsch?
Aktuell ist Airtable nur auf Englisch verfügbar, weil es ein US-Tool ist.
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