Die ultimative Übersicht der besten Zeitmanagement-Tools
Du weißt, wie es läuft. 💁♂️
Der Tag hat 24 Stunden - und das ist Anlass für zaaahllose Bücher, die sich damit beschäftigen, wie man sie möglichst produktiv nutzt.
Blöde Sachen schiebst du natürlich gerne nach hinten und erledigst sie auf den allerletzten. Welche Aufgabe soll ich zuerst erledigen, welche hat Prio eins? Das kann ganz schön stressen.
Was hilft? Ein gutes Zeitmanagement! Was das genau ist und wie dir Zeitmanagement-Tools dabei helfen, deine Zeit effektiv zu planen und vor allem, all diese Aufgaben produktiv zu erledigen, gibt’s hier. Let’s go! 🚀
Inhaltsverzeichnis:
Was ist Zeitmanagement?
Grob gesagt ist Zeitmanagement eine effektive Zeitplanung, oder besser gesagt Zeiteinteilung, um möglichst produktiv und effizient zu arbeiten bzw. deine To-Dos zu erledigen.
Wenn du Zeit als Ressource in deinem Arbeitsalltag oder auch in deinem persönlichen Alltag siehst, solltest du diese Ressource so gut wie möglich und sinnvoll nutzen. Dabei sollen Leerlaufzeiten und Ablenkungen auf ein Minimum reduziert werden, im Optimalfall gibt es diese gar nicht. Denn: Ein effektives Zeitmanagement bedeutet eine super Selbstorganisation ;-).
Effektives Zeitmanagement - und wofür?
Ziel eines Zeitmanagements ist es, für dich einen konkreten Plan zu entwerfen, in welcher Zeit du welche Aufgaben erledigen möchtest (oder musst). Denn wenn du einen konkreten Zeitplan hast, bis wann du was erledigen möchtest, wirst du disziplinierter und sogar effizienter arbeiten. Zeitdiebe, Ablenkungen und das berühmte Prokrastinieren werden dadurch vermieden und du arbeitest deine To-Dos schneller ab. Hört sich doch super an, oder?
In deinem Zeitplan solltest du deine Aufgaben danach organisieren und sortieren, welche am dringendsten erledigt werden müssen. In der Reihenfolge arbeitest du deine To-Dos dann ab und am Ende kannst du deine Planung sogar nochmal kurz durchleuchten und schauen, ob du die Prios wirklich alle gut und richtig gesetzt hast.
So hast du auf jeden Fall einen guten Überblick über deine anstehenden Aufgaben und To-Dos. Und du hast eine große Hilfe, um gesetzte Deadlines nicht aus den Augen zu verlieren und deine Ziele zu erreichen.
Okay, das Prinzip des Zeitmanagements sollte jetzt klar sein und warum es wirklich nützlich ist, sich einen Zeitplan zu erstellen. Und falls du dich jetzt fragst, wie du deinen Zeitplan “entwerfen” sollst, kommen wir zum eigentlichen Thema des Artikels: Zeitmanagement-Tools.
Was ist ein Zeitmanagement-Tool?
Ein Zeitmanagement-Tool hilft dir, deine Aufgaben und To-Dos zu planen, zu organisieren und deine gesetzten Ziele abzuarbeiten. Und das alles digital auf dem Desktop, Smartphone oder Tablet.
Die Tools sollten auf jeden Fall eine Echtzeit-Tracking-Funktion haben, am Besten mit Stoppuhr. Mit der Zeiterfassung kannst du genau schauen und nachvollziehen, wie lange du für welche Aufgabe gebraucht hast. Das hilft ungemein, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern.
Ein weiteres Feature, das nicht fehlen sollte: ein Projektmanagement Tool. Damit kannst du Aufgabenlisten und Checklisten zum Abhaken erstellen. Perfekt für einzelne Arbeitsschritte - und das Abhaken eines erledigten Schrittes ist sehr motivierend, am Ball zu bleiben. Ein Kommentarbereich ist ebenfalls nicht unwichtig. Hier kannst du Gedanken, Ideen und Co. eintragen.
Arbeitest du im Team, ist ein Zeitmanagement-Tool mega hilfreich. Es vereinfacht das Arbeiten, da jeder im Team genau Bescheid weiß, wer was bis wann zu erledigen hat. Alles ganz transparent und übersichtlich. Daher ist eine Chatfunktion auch ein wichtiges Feature. Im Chat können sich die Teammitglieder austauschen, helfen oder Ideen sammeln. Super praktisch - und effizient!
Und damit du von überall aus deine To-Dos erledigen kannst: Ein Zeitmanagement-Tool sollte auf jeden Fall kompatibel mit mehreren Geräten sein - Smartphone, Desktop und mit einem Tablet.
Welches Zeitmanagement-Tool für dich?
So, nun kommen wir aber zum wesentlichen Punkt. Es gibt unzählige Zeitmanagement-Tools auf dem Markt - und welches ist nun das Richtige für dich?
Du solltest dir folgende Fragen stellen und dir Gedanken machen, was dir in deinem (Arbeits-) Alltag wichtig ist:
Wie viel Arbeit steht täglich an?
Wie viele verschiedene Aufgabenbereiche hast du abzuarbeiten?
Benötigst du abrechenbare Zeit- und Berichtsfunktionen (um Rechnungen zu erstellen)?
Arbeitest du im Team? Wie viele Teammitglieder hast du?
Von wo arbeitest du? Ist es dir wichtig, dass du das Zeitmanagement-Tool auch von unterwegs nutzen kannst?
Legst du eher Wert auf ein einfaches Handling oder soll das Zeitmanagement-Tool auch optisch was hermachen?
Möchtest du Geld dafür ausgeben? Wenn ja, hast du ein bestimmtes Budget?
Alles klar? Hast du dir ein paar Gedanken gemacht? Dann stelle ich dir jetzt vier (mehr würden definitiv den Umfang des Artikels sprengen) Zeitmanagement-Tools vor, die ich echt super und praktisch finde.
Das Zeitmanagement-Tool Asana
Das Zeitmanagement-Tool Asana eignet sich super fürs Arbeiten im Team. Das Tool bietet jede Menge praktische Features an, die für ein effektives und produktives Zeitmanagement sorgen.
Du kannst einzelne Projekte anlegen und diese in einzelne Aufgaben unterteilen. Die Aufgabe kannst du an die einzelnen Mitglieder deines Teams zuweisen, damit jeder genau weiß, was er zu tun hat. Du kannst Deadlines setzen (via Kalender) und die Zeit tracken lassen.
So könnt ihr schauen, welche Aufgabe wie viel Zeit in Anspruch genommen hat und wer wie lange an einer Aufgabe gesessen hat. Perfekt, um die einzelnen Arbeitsfortschritte zu analysieren und auszuwerten.
Die Kanban-Boards helfen dabei, für das gesamte Team einen Überblick zu schaffen. So kann jeder im Team genau sehen, welche laufenden Arbeiten gerade anstehen, welche To-Dos noch zu erledigen sind und welche Sachen bereits abgehakt wurden.
Bei Asana kannst du neben dem Kanban-Board auch Zeitpläne und Roadmaps erstellen. So ist für jeden die richtige optische Darstellung dabei.
Den einzelnen Aufgaben kannst du Bilder, Links und Dateien anhängen, z.B. Briefings, Beispiele und Co. Du hast auch die Möglichkeit, Formulare für z.B. konkrete Arbeitsanweisungen zu erstellen.
Auch wichtig: Bei Asana kannst du jede Menge anderer Apps integrieren, sodass du alles an einem Ort hast. Zum Beispiel kannst du Mail, Google Sheets, Slack und Microsoft Teams integrieren. Mega gut!
Was ich richtig super bei Asana finde: den Fokusmodus. Der hilft dir dabei, dich nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren, ohne dass du von all den anderen Aufgaben abgelenkt wirst oder die Möglichkeit hast, diese eine Aufgabe aufzuschieben. Ein bisschen gemein, aber effektiv ;-)
Und kostentechnisch?
Der Basic-Tarif ist kostenfrei und hier kannst du das Tool mit bis zu 15 Teammitgliedern nutzen. Und dann wird es schon recht teuer. Das Premiuim-Paket kostet pro User 10,99 EUR monatlich. Das Business-Paket legt noch eine Schippe obendrauf und würde 24,99 EUR pro User im Monat kosten. Es gibt auch noch ein Enterprise-Paket - hier gibt’s die Preise allerdings nur auf Anfrage. Was alles genau in den Paketen enthalten ist, kannst du dir gerne hier genauer anschauen.
Wenn du magst, kannst du die kostenpflichtigen Pakete auch erstmal 30 Tage kostenlos testen und dich dann erst entscheiden, ob du all die Features und Co. benötigst.
Das Zeitmanagement-Tool Trello
Trello punktet definitiv mit seinem super Aufgabenmanagement. Die Planung deiner Aufgaben kannst du bei Trello optisch mega gut darstellen und aufhübschen. Das Tool hat viele Vorlagen, die du für deine Planung nutzen kannst: beschreibbare Karten, farbige Hintergründe, Taskleisten, farbige Profile und und und… Und alles ganz easy mit Drag-and-Drop zu gestalten.
Auch hier kannst du dir Fristen setzen, einzelne Projekte mit unterschiedlichen Aufgaben erstellen und so viele Listen erstellen, wie du benötigst - egal ob Aufgabenlisten oder Checklisten. Für spontane Ideen, Arbeitshinweise oder Hilfestellungen kannst du bei den einzelnen Aufgaben Kommentare eintragen.
Bilder und externe Dateien kannst du bei Trello ebenso einstellen. Das ist super praktisch, falls du konkrete Anweisungen oder Vorlagen als Hilfe hinterlegen möchtest. Trello kannst du nämlich auch super als Zeitmanagement-Tool benutzen, wenn du mit einem Team zusammen arbeitest.
Die einzelnen Projekte und Aufgaben kannst du einem ganz bestimmten Teammitglied zuweisen, sodass dieser genau weiß, was bis wann zu tun ist. Was ich echt hilfreich finde ist, dass du bei Trello deine Listen nach Prio sortieren kannst. Dann weißt nicht nur du, was am dringendsten erledigt werden soll, sondern auch der Rest des Teams.
Alle Projekte und Aufgaben sind übersichtlich auf dem Dashboard angeordnet. So haben alle einen Überblick, was anfällt, was gerade bearbeitet wird und wer was bis wann zu erledigen hat.
Auch bei Trello kannst du viele verschiedene externe Apps integrieren. So kannst du zum Beispiel Toggl Track oder Clockify integrieren und hast gleich ein Zeittracking mit dabei.
Preistechnisch ist Trello etwas günstiger als Asana. Auch hier gibt es ein kostenfreies Paket, das Free Paket. Das Standard Paket kostet pro User fünf USD im Monat, beim Premium Paket musst du im Monat pro User zehn US-Dollar bezahlen. Für das Premium-Paket gibt es auch eine kostenlose Testphase.
Auch Trello bietet ein Enterprise-Paket an - die monatlichen Kosten hängen von der User-Anzahl ab. Bei 50 Usern würde der Tarif 17,50 US-Dollar pro User im Monat kosten. Je mehr User du “anmeldest”, desto günstiger wird der pro User-Preis. Was alles in den Paketen drin ist, kannst du dir gern hier anschauen.
Das Zeitmanagement-Tool Evernote
Evernote ist deine Wahl, wenn du es liebst Notizen und Ideen erstmal klar aufzuschreiben und zu organisieren. Es ist quasi ein minimalistisches Online-Journal, in dem du alle deine Gedanken, Pläne, Ideen und Notizen aufbewahren kannst.
Hierfür kannst du Texte, Bilder, Dokumente, Dateien und Links benutzen. Perfekt, um erstmal alles klar zu strukturieren. Selbst Sprachnotizen kannst du bei Evernote hinzufügen - wenn dir also grad spontan etwas durch den Kopf geht, was du noch erledigen musst, kannst du schnell eine Sprachnachricht erstellen und deinem “Onlne-Journal” hinzufügen. Mega praktisch.
Du kannst Dokumente mit dem Tool einscannen und Web-Clippings hinzufügen. Wenn du im Web etwas hilfreiches oder inspirierendes findest, kannst du es aus Bildern oder Online-Textauszügen einfach ausschneiden und in Evernote hinzufügen.
Auch bei Evernote kannst du einzelne Projekte anlegen - hier diesmal in Tabellenform.
Ich finde, Evernote ist super für den persönlichen Gebrauch oder um erstmal Struktur in Pläne und Ideen zu bringen. Obwohl es auch ein Paket für Teams gibt, fehlen hier definitiv die Projekt- und Aufgabenmanagement Features.
Das Paket für Teams (ab zwei Teammitgliedern) kostet pro User 7,99 EUR im Monat. Es gibt aber auch ein kostenloses Free-Paket. Für das Personal-Paket müsstest du 6,99 EUR pro Monat bezahlen und das Professional-Paket (was sich auch fürs Business ganz gut nutzen lässt) kostet 8,99 EUR im Monat. Wenn du magst, kannst du dir hier genauer anschauen, was genau in welchem Paket drin ist.
Zeitmanagement-Tool ToDoist
ToDoist eignet sich hervorragend, um Aufgabenlisten zu erstellen und Zeitpläne auszuarbeiten und zu organisieren. Und es funktioniert super im Team, da du mit dem Tool prima Aufgaben verteilen und delegieren kannst ;-).
Wie der Name schon vermuten lässt, liegt der Schwerpunkt bei ToDoist auf To-Do-Listen erstellen. Du kannst hier Deadlines und Erinnerungen festlegen und was ich immer mega hilfreich finde: Du kannst die einzelnen Aufgaben und To-Dos nach Prio sortieren. Jeder einzelnen Aufgabe kannst du personalisierte Infos hinzufügen. Hast du eine Aufgabe zum Beispiel einem Teammitglied übertragen, kannst du auch nur für dieses Teammitglied eine Info hinterlegen.
Auch bei ToDoist kannst du alle Aufgaben und To-Dos übersichtlich auf einem Board anordnen - für alle sichtbar (falls du im Team arbeitest). Hierfür gibt’s auch Vorlagen, die du nutzen kannst, um dein Board und deine Themen übersichtlich zu gestalten. Hilfestellungen, Ideen und Anweisungen kannst du mit einem Kommentar hinterlegen.
Das Zeitmanagement-Tool ToDoist kannst du auch problemlos in deinen Kalender, deine E-Mails oder in Dateien integrieren. Ein großes Plus. Und was zu einem guten Aufgabenmanagement dazu gehört: Du kannst die einzelnen Arbeitsfortschritte genau verfolgen und schauen, für welche Aufgaben und To-Dos wie lange gebraucht hast.
Bei ToDoist gibt es drei verschiedene Preispakete. Das Basic-Paket ist kostenfrei und für die kostenpflichtigen Pakete hat ToDoist im Juni 2022 seine Preise geändert. Das Pro-Paket kostet fünf Euro im Monat (bei jährlicher Zahlweise gibt’s einen Rabatt und es kostet nur vier Euro im Monat).
Das Business-Paket ist schon etwas teurer und kostet acht Euro pro User im Monat. Auch hier gibt’s bei jährlicher Zahlweise einen Rabatt und der Monatsbeitrag würde sich auf sechs Euro pro User reduzieren. Was alles in den Paketen drin ist, kannst du dir gerne hier genauer anschauen.
Benutzt du auch schon ein Zeitmanagement-Tool?🙃
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