Xodo Sign (ehemals: eversign): Verträge online unterschreiben leicht gemacht
In meinem Webdesign-Business habe ich Xodo Sign (früher noch eversign) schon seit Jahren benutzt. Es ist ein absolut zuverlässiges Tool, um Verträge digitel unterschreiben zu lassen.
Deswegen dachte ich mir: Warum nicht mehr Leuten davon erzählen?
Als ich Xodo Sign in einer Session zum Thema Automatisierung in Webdesigner Wunderland, unserem Gruppenprogramm für Webdesigner, gezeigt habe, fanden alle: “Uuuh, wie praktisch!”
Wir nutzen das Tool inzwischen nicht nur für unsere Dienstleistungs-Kunden, sondern ich verwende es auch selbst, wenn mir jemand was zum Unterschreiben schickt.
Denn hallo? Ich kann das ja nicht immer ausdrucken, unterschreiben, scannen, anhängen und per Mail schicken. Dafür habe ich einfach keine Zeit mehr.
Aber vielleicht stellst du dir direkt ein paar Fragen:
Papierlos arbeiten, geht das überhaupt?
Gerade wenn Sachen unterschrieben werden müssen, wie soll das gehen ohne Stift und Papier?
Und ist so eine digitale Unterschrift überhaupt rechtsgültig?
Und hier kommen wir zu unserem Thema: Xodo Sign. Was das Tool ist und wie es dir mit dem Thema Sachen online unterschreiben helfen kann, erfährst du hier!
letztes Update: 31.03.2023
Seit dem 29. März ist wurde aus eversign ➡️ Xodo Sign. Außerdem erscheint das Tool in einem neuen Look.
Der Grund dafür: das Unternehmen wurde von “Apryse” übernommen, einem Anbieter von Dokumentenverarbeitungstechnologie für Unternehmen.
Dadurch soll das Tool in Zukunft weiter verbessert werden. Aktuell ändert sich allerdings bis auf den Namen und den Look erstmal nichts weiter.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist Xodo Sign?
Xodo Sign ist eine Plattform, mit der du elektronische Unterschriften erstellen kannst. Also eine digitale Signatur-Plattform.
Mit der elektronischen Unterschrift ist folgendes gemeint: Du unterschreibst Dokumente auf einem elektronischen Gerät. Dies kann dein Smartphone, dein Tablet oder dein PC sein. Und zwar alles ganz ohne Papier. Und das nach eigener Aussage rechtsverbindlich. (Hier musst du aber natürlich aufpassen - erstens ist dieser Blog keine Rechtberatung und zweitens gibt es zum Beispiel nach deutschem Recht in manchen Bereichen Ausnahmen, wo die Schriftform - also physische Unterschriften - erforderlich ist. Super wichtig zu gucken, ob das für dein Vorhaben gilt.)
Xodo Sign ist cloudbasiert und ist mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung gut gesichert. Gegründet wurde es 2015 in Wien, Österreich und ist seitdem extrem gewachsen. Mittlerweile ist es in über 60 Ländern erhältlich und in acht Sprachen verfügbar. Vor Kurzem kam auch die Nachricht, dass das Unternehmen an PDFTron verkauft wurde.
Spoiler-Alarm: Mit Xodo Sign ist papierloses Arbeiten - sogar mit rechtsverbindlichen Unterschriften - möglich!
Wie funktioniert Xodo Sign?
Ganz einfach: Du erstellst oder lädst deine Dokumente bei Xodo Sign hoch, bestimmst wo wer wie unterschreiben soll und schickst dein Dokument dann entweder per SMS oder E-Mail raus. Und zwar an die Person, die das Dokument unterschreiben soll.
Wenn diese das Dokument dann digital unterzeichnet hat, bekommst du das unterzeichnete Dokument automatisch über Xodo Sign wieder zurück. Fertig!
Das ist so einfach wie brillant.
Was kann Xodo Sign?
Wie oben schon erwähnt kannst du bei Xodo Sign Dokumente auf elektronischen Geräten unterzeichnen. Das kannst du entweder mit dem Finger (oder Pen), der Computermaus oder mit vorgefertigten PNG-Bildern mit deiner Unterschrift machen.
Du kannst deine Dokumente oder Verträge auch von mehreren Personen unterzeichnen lassen, also mehrere Unterschriftenfelder einfügen. Wenn du magst, kannst du sogar einstellen, in welcher Reihenfolge dein Dokument unterschrieben werden soll.
Sehr praktisch, wenn du das Okay einer bestimmten Person brauchst, ohne die der ganze Vertrag nicht zustande kommt.
Wenn du Hilfe brauchst, Dokumente zu erstellen, hat Xodo Sign auch Vorlagen im Angebot. Die kannst du auch individuell anpassen - den Text verändern und das Design auf deine Brand anpassen.
Du hast schon fertige pdf-Dokumente? Kein Problem. Auch die kannst du bei Xodo Sign anpassen und entsprechende Unterschriftenfelder einfügen.
Für die unterzeichneten Dokumente gibt es einen Dokumentenspeicher im Xodo Sign Account, in dem die Daten dann automatisch gespeichert werden. Auch kannst du dir die Signatur Historie und den Audit Trail des Dokuments anschauen.
Richtig praktisch ist, dass du Xodo Sign auch schon in bereits vorhandene Tools wie Google Doc, OneDrive, Dropbox oder G-Mail integrieren kannst.
Und du hast es bestimmt schon erlebt: Da braucht man dringend ein unterzeichnetes Dokument zurück und es kommt einfach nicht zurück. 🤦♂️
Dafür hat Xodo Sign eine praktische Lösung: Entweder kannst du deinem Dokument ein Ablaufdatum geben - nach diesem kann man es nicht mehr unterzeichnen - oder du stellst automatische Erinnerungen ein. Dann bekommt die Person nach so und so vielen Tagen eine Erinnerung, das Dokument noch zu unterschreiben.
Wenn du mit einem Team zusammen arbeitest, kannst du bei Xodo Sign auch mehrere Teammitglieder hinzufügen. Hier kannst du individuell Zugriffe und Berechtigungen einstellen, also welches Teammitglied was machen kann und darf.
Was auch noch ein praktisches Features ist: Du kannst bei Xodo Sign Kontakte anlegen und dein eigenes Adressbuch führen. Das ist echt hilfreich, wenn Dokumente oder Verträge regelmäßig verlängert, also neu unterschrieben werden müssen.
Was kostet Xodo Sign?
Bei Xodo Sign kannst du zwischen fünf Paketen wählen:
Free - kostenlos
Basic - 9,99 EUR pro Monat
Professional - 39,99 EUR pro Monat
Professional Plus - 79,99 EUR
Enterprise - Preis auf Anfrage
Die fünf Pakete unterscheiden sich hauptsächlich darin, wie viele Dokumente du pro Monat unterschreiben kannst, wie viele Vorlagen es gibt und wie individuell du diese gestalten kannst (individuelle Brand).
Auch die Anzahl der SMS-Gutschriften, um Dokumente zu versenden, ist unterschiedlich.
Du kannst zum Beispiel erst ab dem Basic Paket Apps integrieren - genauso kannst du auch erst ab dem Basic Paket weitere Teammitglieder hinzufügen.
Welches Xodo Sign-Paket passt zu dir?
Mein Tipp: Fang einfach mit dem Gratispaket namens “Free” an. Damit habe ich einige Jahre gearbeitet. Solange du unter 5 Dokumenten im Monat hast, kannst du mit Xodo Sign gratis arbeiten. Finde ich mega!
Und wenn du - zum Beispiel als Webdesigner - mehr als 5 Verträge im Monat an Land ziehst, dann kannst du dir ja auch irgendwann die Basic-Version leisten 😉
Was gibt es sonst noch zu wissen?
Du kannst bei Xodo Sign jederzeit zwischen den einzelnen Paketen switchen - also entweder up- oder downgraden.
Die Pakete kannst du als Monatsabo oder als Jahresabo abschließen. Beim Jahresabo gibt es sogar einen kleinen Rabatt auf den Monatspreis. Zahlen kannst du mit Kreditkarte oder via Paypal.
Deinen Xodo Sign Account kannst du jederzeit kündigen - und das ohne Kündigungsfrist. Das kannst du entweder direkt über deinen Account machen oder du schreibst eine Nachricht an den Support von Xodo Sign.
Apropos Support: Xodo Sign hat einen Telefon- und Chat-Support und ein Helpcenter. Im Helpcenter findest du jede Menge hilfreiche Tipps und Anleitungen.
Ich selbst habe das noch nie gebraucht - ist nämlich alles sehr intuitiv bei denen. Von daher: Von mir als langjährigem Nutzer (erst “Gratis-Kunde”, jetzt bezahlt 😊) eine klare Empfehlung!
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