Letzter Push vorm Urlaub? So übergibst du Webdesign-Projekte stressfrei

Design-Business
Verfasst von Victoria Weber & Team
 
Mit dieser Übergabe-Strategie kannst du als Webdesigner stressfrei und mit klarem Kopf in den Urlaub gehen.
 
 

Urlaub. Das klingt erstmal nach Füße hochlegen, Laptop zuklappen und Aperol mit Aussicht. 🌴

Aber wenn du selbstständig bist – besonders als Webdesigner – bedeutet „Urlaub“ oft erstmal eins: Stress.

Denn kaum kündigst du an, dass du ab nächster Woche weg bist, passiert’s:

Dein Projekt, das seit zwei Wochen stillstand, wird plötzlich hochaktiv.

Der Kunde meldet sich – Überraschung! – mit 15 Änderungswünschen.

Du hetzt zwischen Kofferpacken und finalen Feinschliff, versuchst noch „alles schnell fertig zu machen“ – und schwupps ist der Urlaub gefühlt schon vor Abflug vorbei.

Kommt dir bekannt vor? Dann bist du nicht allein. Aber das muss nicht so sein.

Mit der richtigen Übergabe-Strategie kannst du Projekte sauber abschließen – oder klar pausieren. Und zwar so, dass du nicht mit schlechtem Gewissen am Flughafen sitzt.

Legen wir los.

Inhaltsverzeichnis:


    Warum das Pre-Urlaubs-Chaos kein Zufall ist

    Im letzten Webdesigner Wunderland Call meinte eine Teilnehmerin ganz ehrlich:

    „Ich dachte, ich hab alles im Griff – und plötzlich kam am Montag vor meinem Urlaub eine To-do-Liste vom Kunden, die ich in drei Wochen nicht geschafft hätte.“

    Und das ist kein Einzelfall.
    Denn dieses „Alles-noch-schnell-vor-deinem-Urlaub“ ist keine Laune des Schicksals – es folgt einem klaren Muster.

    👉 Deadlines aktivieren Handlung.
    Das gilt nicht nur für uns selbst, sondern auch für unsere Kunden. Sobald sie hören „Ich bin ab nächste Woche nicht mehr erreichbar“, denken sie: „Okay, jetzt muss ich alles losschicken, was ich eh noch auf dem Zettel hatte.“

    👉 Wir selbst machen’s uns oft schwer.
    Weil wir nicht klar kommunizieren.
    Weil wir glauben, „noch eben schnell“ alles fertig machen zu müssen.
    Weil wir uns nicht trauen, Stopp zu sagen – obwohl wir genau wissen, dass das nichts mehr wird.

    Übrigens habe ich zu dem Thema “Kannst du schnell mal eben…” – denn das kommt ja nicht nur kurz vorm Urlaub von den Kunden – ein cooles Video für dich:

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    Die gute Nachricht: Genau das kannst du ändern.

    Die häufigsten Fehler, die das Chaos verschärfen

    Bevor wir zur Lösung kommen, lass uns kurz anschauen, was schiefläuft, wenn’s vorm Urlaub eskaliert. Denn nur wenn du weißt, wo der Haken ist, kannst du’s nächstes Mal besser machen.

    Hier die größten Stolperfallen:

    • Kein fester Übergabetermin: Wenn du keinen klaren Cut setzt, wird der Kunde davon ausgehen, dass du „eh nochmal reinschaust“ – selbst aus dem Hotelzimmer.

    • Keine realistische Planung: Alles soll noch „kurz fertig“ werden. Spoiler: Wird’s nicht.

    • Kein kommunizierter Puffer: Wenn du am Tag vor dem Flug noch auf Feedback wartest, bist du selbst schuld.

    • Kein klares Ende des Projekts: Viele sagen „Ich bin ab Montag im Urlaub“, aber nicht: „Das Projekt geht dann nach meiner Rückkehr weiter.“

    Ergebnis: Du arbeitest unter Zeitdruck, Kunden sind verwirrt und die Erholung beginnt mit einem Kater.

    Die bessere Lösung: Übergabe mit System

    Du kannst dein Projekt nicht zaubern – aber du kannst es steuern.
    Und das fängt mit einer ganz simplen Sache an: Planung rückwärts.

    Überleg dir:

    • Wann beginnt dein Urlaub?

    • Wann möchtest du wirklich abschließen? (Spoiler: mindestens 3 Tage vorher)

    • Was muss bis dahin erledigt sein?

    • Was darf liegen bleiben – ohne dass das Projekt leidet?

    Dann planst du den Projektverlauf rückwärts. Nicht von heute aus „so lange wie’s dauert“, sondern vom Urlaub her gedacht.

    Setz dir einen Übergabe-Termin – am besten 1 Woche vor Urlaubsbeginn.

    Dann kannst du:

    • alle Dateien, Zugangsdaten, Logins etc. zusammentragen

    • offene To-dos in Asana oder Notion dokumentieren

    • ein Loom-Video aufnehmen („Das ist der aktuelle Stand, das hier ist noch offen...“)

    • und alles in einer sauberen E-Mail zusammenfassen

    Das wirkt nicht nur professionell – es ist professionell. Und es schafft Vertrauen. Auch, wenn du „nicht da“ bist.

    Mein Framework: Urlaub mit Plan

    Hier mal ganz konkret, wie du’s aufbauen kannst:

    1. Zeitplan rückwärts: Urlaub ab 15. August → Letzter Arbeitstag: 12. August → Übergabe-Projekt: spätestens 8. August

    2. Kunden früh informieren: Nicht erst 3 Tage vorher, sondern schon 3–4 Wochen im Voraus. Zum Beispiel per Mail oder in einem Projekt-Check-in:
      „Ich bin ab dem 15. August für zwei Wochen im Urlaub. Um das Projekt sauber übergeben zu können, bräuchte ich dein finales Feedback bis spätestens 5. August.“

    3. Puffer einbauen: Nicht, weil du’s nicht kannst – sondern weil immer was dazwischen kommt

    4. An Automatisierungen denken:

      • E-Mail-Abwesenheitsnotiz vorab vorbereiten

      • Offboarding-PDF oder Handover-Checkliste erstellen

      • Projektstatus in Asana auf „wartet auf Rückmeldung“ setzen

    5. Loslassen lernen: Dein Urlaub ist verdient. Punkt.

    Was, wenn der Kunde zu spät kommt?

    Die klassische Angst: „Was, wenn der Kunde sein Feedback zu spät schickt – und ich dann weg bin?“

    Meine klare Empfehlung: Dann pausiert das Projekt erstmal.

    Nicht durchgequetscht, nicht halbgar fertiggestellt, nicht „vielleicht schaff ich’s noch vom Flughafen aus“. Sondern klar: „Ich melde mich nach meiner Rückkehr – ab dem xx geht’s weiter.“

    Und nein: Das ist nicht unhöflich.
    Das ist klar. Und Klarheit ist Service.

    Kommuniziere es so:

    „Wenn dein finales Feedback bis zum 5. August da ist, können wir das Projekt bis zum 12. August abschließen. Danach bin ich im Urlaub – und setze deine Rückmeldung gerne ab dem 26. August um.“

    Du musst nichts rechtfertigen. Nur führen.

    Übergabe-Mail (Beispieltext für dich)

    Hier ein Beispiel für deine Übergabe-Mail (gerne zum Rauskopieren):

    Betreff: Projektstatus & Übergabe vor meiner Auszeit

    Hallo [Name],

    wie angekündigt, bin ich ab [Datum] im Urlaub.
    Damit du trotzdem den Überblick behältst, kommt hier eine kleine Projekt-Zusammenfassung:

    • Aktueller Stand: [kurze Übersicht]

    • Offene Punkte: [To-dos, Deadlines]

    • Link zum Projektordner: [z. B. Google Drive / Notion]

    • Loom-Video mit Kurz-Erklärung: [Link]

    Wenn dein Feedback bis spätestens [Datum] da ist, können wir noch alles rechtzeitig abschließen. Ansonsten geht’s ganz entspannt nach meiner Rückkehr am [Datum] weiter.

    Ich freu mich auf dein Feedback – und sag schon mal “Danke” für die tolle Zusammenarbeit bis hierher!

    Liebe Grüße
    [Dein Name]

    Bonus-Tipp: Handover-Checkliste erstellen

    Wenn du öfter Projekte übergibst, nicht nur vor Urlauben, dann lohnt sich eine eigene Checkliste. Hier ein paar Punkte, die du reinnehmen könntest:

    • Zugangsdaten (CMS, Domain, E-Mail etc.)

    • Finaler Projektstatus (Design, Texte, SEO)

    • Was noch offen ist (inkl. Deadline oder Wiedereinstieg)

    • Wo welche Dateien liegen

    • Hinweise zur Pflege, Änderungen, Support

    Je nachdem, wie du arbeitest, kannst du das als PDF, Notion-Template oder Canva-Board aufbereiten. Hauptsache es ist greifbar und es entlastet dich.

    Kennst du eigentlich schon meinen Podcast? Wenn du Bock auf coolen Input rund um die Themen Business und Content hast, hör auf jeden Fall mal rein! 🎙

    Fazit: Ein klarer Schnitt schützt euch beide

    Urlaub darf kein Endgegner sein.
    Und du darfst Projekte beenden – oder pausieren –, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben.

    Denn gute Übergaben sind kein Bonus.
    Sie sind Teil deines Angebots.

    Du zeigst damit, dass du deine Arbeit ernst nimmst. Dass du planst, zuverlässig bist und dass du weißt, wie man ein Projekt sauber abschließt.

    Und das Beste: Du startest nicht nur entspannter in den Urlaub – du kommst auch klarer wieder raus.

    Keine To-do-Berge. Kein Chaos. Kein Rückhol-Schock.
    Sondern: Du kommst zurück – und weißt genau, wo du anknüpfst.

    Das ist Selbstfürsorge. Und smartes Business.

    Also, sag deiner inneren „Ich mach das noch schnell“-Stimme liebevoll Tschüss.
    Pack deine Flipflops ein. Und genieß deine freie Zeit.

    Denn: Du hast’s dir verdient! 🌴🍹🏖

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    So schaffst du es ohne Stress als Webdesigner – oder Dienstleister – in den Urlaub zu gehen: mit einer guten Übergabe-Strategie!
     
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