Du startest motiviert ins neue Webdesign-Projekt, alles läuft gut, du hast Ideen, schickst erste Entwürfe raus…

…aber dann: E-Mail Chaos!

“Wo war nochmal die Logo-Datei?“
„Hatten wir nicht gesagt, das machen wir später?“
„Welche Version meinst du jetzt genau?“

Wenn dir das bekannt vorkommt, bist du nicht allein.

Projektorganisation ist eines der unterschätztesten Themen in der Selbstständigkeit, vor allem als Webdesigner.

Gerade im kreativen Bereich denken viele: „Ach, das ergibt sich schon.“ Tut es aber nicht. Ich selbst kriege zum Beispiel die Krise, wenn die ganze Zeit Emails einflattern.

Viel zu unstrukturiert!

Und wenn du nicht willst, dass dein nächstes Projekt im E-Mail-Feuerwerk verpufft, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Inhaltsverzeichnis:

Projektmanagement im kreativen Alltag

In einem unserer Webdesigner Wunderland Calls meinte eine Teilnehmerin: „Ich hab meine To-Dos in Asana, mein Projektbriefing in Notion, aber der Kunde schreibt mir ausschließlich per E-Mail. Ich verliere komplett den Überblick.“

Und alle im Call: Same.

Denn das ist für viele die Realität: Zig Tools, die nicht miteinander sprechen, Kunden, die ihren eigenen Workflow leben und du dazwischen – irgendwo zwischen Screenshots, Mails und Notizen.

Falls du dich hier wieder erkennst – schau dir auf jeden Fall mal das Video auf You-Tube an:

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Die gute Nachricht: Du brauchst keine perfekte Lösung. Aber du brauchst eine funktionierende Struktur, die zu dir passt.

Warum Projektorganisation mehr ist als Ordnung halten

Vielleicht denkst du: „Ich will doch designen, nicht Projektmanager sein.“

Klar. Aber genau darin liegt die Krux: Wenn dein Workflow chaotisch ist, leidet deine kreative Arbeit. Du brauchst länger für Entscheidungen, verlierst den Überblick, versäumst Rückmeldungen – und am Ende fühlst du dich ausgelaugt statt inspiriert.

Struktur bringt Ruhe rein. Und sie signalisiert deinen Kunden – hier arbeitet jemand professionell, mit Plan. Deine Organisation ist Teil deiner Marke. Und je klarer dein Prozess, desto mehr Vertrauen baust du auf – und desto reibungsloser läuft’s.

Warum E-Mail keine Projektzentrale ist

E-Mail ist bequem. Jeder hat’s, es ist schnell und du kannst damit kommunizieren, ohne etwas erklären zu müssen. Aber E-Mail ist trotzdem kein Ort für Projektmanagement.

Infos verschwinden in endlosen Threads, Aufgaben lassen sich nicht priorisieren oder zeitlich einordnen, Dateien hängen in alten Nachrichten oder im Papierkorb.

Mein Rat: Nutze E-Mail für die Kommunikation – aber nicht für die Projektsteuerung. Briefings, Timings, Feedback – all das gehört in ein System, das du steuern kannst.

Nicht ins Postfach, das dich irgendwann überrollt.

Ja, dein E-Mail Postfach ist nicht der Ort für dein Projektmanagement. Warum E-Mails aber trotzdem super wichtig sind, und zwar in Form von Listen und wie du diese Listen länger bekommst, zeige ich dir hier:

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Asana – dein Kunden-Tool für Klarheit und Struktur

Wenn du nur ein Projektmanagement-Tool für die Zusammenarbeit mit deinen Kunden nutzen willst – nimm Asana. Asana ist der beste Kompromiss aus Klarheit, Usability und Professionalität.

Du kannst Projekte strukturieren, Aufgaben zuweisen, Deadlines setzen und Fortschritt sichtbar machen. Und – das ist entscheidend – es ist für Kunden relativ intuitiv, wenn du es gut vorbereitest.

Ideal ist Asana, wenn du deinen Projektprozess bereits kennst (z. B. Kick-off 👉 Designphase 👉 Feedback 👉 Launch) und deine Kunden durch diesen Prozess führen willst, ohne jedes Mal alles neu erklären zu müssen.

Du kannst mit Templates arbeiten, Wiederholungen einbauen, einzelne Phasen freischalten – und alles bleibt an einem Ort. Für dich UND deine Kunden.

Was es nicht ist: ein Ort für kreative Konzepte, Ideensammlungen oder Inhalte. Dafür kommt eignet sich viel besser:

Notion – dein internes Organisations-Genie

Notion ist ein echtes Power-Tool – aber nicht für deine Kunden. Und das ist wichtig.

Denn viele Designer bauen in Notion liebevollst ein ganzes Kundensystem auf … und merken dann, dass ihre Kunden spätestens beim ersten Klick ausgestiegen sind.

Deshalb meine klare Empfehlung aus dem Call: Nutze Notion intern. Nicht extern.

Was du damit wunderbar machen kannst:

Alle Projekte auf einen Blick sehen (inkl. Projektstatus, Deadlines, Rechnungen, Assets)
Content-Planung, Angebote, interne Briefings
Kundeninformationen, Moodboards, Recherchen
Checklisten für Launch, Offboarding, Website-Testing

Du kannst dir z. B. für jedes Projekt ein internes „Command Center“ bauen – mit allem, was du brauchst, aber ohne Kundenkontakt.

Wenn du ein Team hast oder dich selbst als Organisationstalent entwickeln willst – mega. 👍
Wenn du Kunden effizient führen willst – lieber nicht hier drin. 👎

Der Creatorway Podcast für Online-Unternehmer von Victoria Weber

Die wichtigste Regel: Wähle eine Zentrale – für dich UND deine Kunden

Was viele vergessen: Es gibt zwei Perspektiven in jedem Projekt. Deine – und die der Kunden.

Deshalb brauchst du zwei Systeme:

ein internes (z. B. Notion), wo du denkst, planst, verwaltest
ein externes (z. B. Asana), wo du kommunizierst, Aufgaben verteilst, Feedback einholst

Was nicht funktioniert: beides vermischen. Oder Tools parallel benutzen, ohne klare Aufteilung.

Leg fest, was du wo machst – und halte das durch.

Sonst passiert, was eine Teilnehmerin so schön formuliert hat:

„Ich hab einen Überblick für mich, aber die Kundin hat keinen Überblick für sich – und damit haben wir beide Stress.“

Yes. Und genau das wollen wir ja vermeiden.

Welche Lösung passt zu dir?

Hier ein kleiner Überblick, wie du starten kannst – ohne in Tool-Paralyse zu verfallen:

Für die Zusammenarbeit mit Kunden 👉 Asana
Strukturiert, verständlich, professionell. Klare Aufgaben und klare Deadlines.

Für deine interne Organisation 👉 Notion
Flexibel, visuell, tief. Deine Business-Zentrale.

Für ganz am Anfang (Minimal-Setup) 👉 E-Mail + Google Docs + PDF-Zeitplan
Geht – solange du es bewusst steuerst und nicht alles wild vermischst.

Wichtig ist nicht, wie komplex dein System ist – sondern wie konsequent du es nutzt.

Wie ich das selbst mache

In meinen Projekten läuft es so:

Kunden sehen Asana. Da sind Meilensteine, Feedback-Phasen, Aufgaben und Absprachen drin.
Alles intern – also To-dos, Deadlines, Content-Planung, Launch-Checklisten – läuft in Notion.
Für schnelle Kommunikation nutzen wir E-Mail oder kleine Loom-Videos.

Das klappt super gut, weil ich so die Grenzen einhalte – und viel besser erkenne.
Und das System funktioniert super, da meine Kunden damit nicht überfordert sind.

Fazit: Struktur bringt Klarheit – und Klarheit bringt Flow

Du brauchst kein perfektes Setup.
Du brauchst ein funktionierendes. Eines, das dich unterstützt – nicht ausbremst.

Asana hilft dir, Projekte professionell und kundenfreundlich zu strukturieren.
Notion hilft dir, dein Business zu organisieren, Prozesse zu verbessern und den Überblick zu behalten.
Und E-Mail? Die bleibt Begleiter – aber nicht Zentrale.

Je besser du deine Webdesign-Projekte organisierst, desto professioneller wirkst du bei deinen Kunden. Und das Beste zum Schluss: Je besser du organisiert bist und deine Projekte im Griff hast, desto weniger schwirrt das alles in deinem Kopf rum und blockiert dich.

Bedeutet für dich: mehr Platz und Zeit, um kreativ zu sein!

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